Behandlung von Archiven gelöschter Benutzer
Wenn ein Benutzer entweder durch die Synchronisation mit dem Verzeichnisdienst automatisiert, oder aber händisch entfernt wird, so bleibt sein Archiv zunächst erhalten. Dieses Verhalten ist GOBD-konform, da die Aufbewahrungspflicht durch das Löschen des Benutzers ja nicht erlischt.
Was passiert wenn Sie nichts weiter unternehmen?
In diesem Fall bleibt das Archiv weiter eigenständig vorhanden und löst auch eine Lizenz aus, da der Hersteller eine Abrechnung pro Archiv vorsieht. Welche Archive das betrifft, sehen Sie am schnellsten über die Verwaltungssoftware unter Verwaltung -> Benutzer und Archive -> Archive. Dort sind alle Archive, welche keinem Benutzer zugeordnet sind, durch ein reines Ordnersymbol 
gekennzeichnet, während zugeordneten Archiven ein Personen-Symbol 
angefügt wird.
Unter Verwaltung -> Benutzer und Archive -> Benutzer können Sie einen noch existenten Nutzer auswählen, auf Eigenschaften klicken und in der Rubrik Rechte zum Zugriff auf weitere Archive berechtigen.
Lizenzkosten verhindern
Sie können zum Einsparen von Lizenzkosten Archive zusammenführen. Das geht total simpel, indem Sie unter Verwaltung -> Benutzer und Archive -> Archive ein nicht zugeordnetes Archiv markieren und dann auf Umbenennen... klicken. Geben Sie dann den Namen eines noch zugeordneten Archivs ein und bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Daraufhin erscheint folgendes Fenster:
Mit Klick auf Ja bestätigen Sie die Zusammenführung. Das zusammengeführte Archiv wird nicht länger aufgeführt und löst keine Lizenz mehr aus.
Bitte beachten Sie, dass bei einer Zusammenführung die Archive tatsächlich in die selben Ordner zusammengeführt werden und der Besitzer des noch aktiven Archivs standardmäßig Leserechte auf diese Daten besitzt. Bitte versichern Sie sich zuvor bei Ihrem Datenschutzbeauftragten, ob dies ein Problem sein könnte.
Tipp: Benennen Sie stattdessen ein inaktives Archiv in "Ausgeschieden" um und ändern Sie dann die Namen aller weiteren inaktiven Postfächer ebenfalls auf diesen Namen. Dadurch lösen alle ausgeschiedenen Archive insgesamt eine Lizenz aus.